Checklist de festa infantil: o cronograma dos 45 dias

Festa infantil não dá errado por falta de dinheiro. Dá errado por falta de prazo. A pessoa deixa a decoração para as últimas duas semanas, descobre que o tema que a filha queria está reservado para aquele sábado, e acaba escolhendo o que sobrou. Não precisa ser assim.

Quarenta e cinco dias é o prazo confortável. Dá para fazer em menos, dá para fazer em muito menos se for preciso, mas 45 dias é o intervalo em que você escolhe em vez de aceitar.

45 dias antes: as decisões que travam tudo

Nada avança enquanto essas três coisas não estiverem fechadas:

• Data e horário. Sábado à tarde é o horário mais concorrido. Se puder considerar domingo de manhã ou sexta à noite, você ganha opção de fornecedor e de salão.
• Local. Salão do condomínio, casa de festa, quintal, chácara. Se for salão de condomínio, reserve agora, porque a agenda dele costuma abrir com pouca antecedência e fecha rápido.
• Número aproximado de convidados. Não precisa ser exato, precisa ser realista. Ele define tudo depois: comida, mesas, cadeiras, tamanho do painel.

Nesse mesmo momento, defina o orçamento total e divida mentalmente entre decoração, comida, bolo e extras. Sem esse número, todo orçamento parece caro e você fica travada.

30 dias antes: reservar os fornecedores

Essa é a semana mais importante do cronograma. Quem chega aqui atrasado paga mais e escolhe menos.

• Decoração. Escolha o tema, feche a composição e reserve a data. As peças mais pedidas e os temas mais populares esgotam por data, não por estoque geral.
• Buffet ou comida. Salgados, docinhos, bolo. Confirme a quantidade por convidado com quem vai produzir.
• Bolo. Confeiteira boa tem agenda cheia. Feche o tamanho, sabor e o modelo do topo.
• Mesas, cadeiras, toalhas. Se o local não fornece, alugue agora.
• Extras. Recreação, brinquedos, fotógrafo, som.

Se você não conhece o processo de aluguel de decoração, vale ler o como funciona antes de fechar: entender o fluxo de reserva, entrega e retirada evita a maior parte dos sustos.

15 dias antes: convite e confirmação

• Envie os convites (ou reforce, se já enviou). Peça confirmação com prazo, e coloque uma data limite explícita.
• Feche a lista de lembrancinhas com base no número de crianças, com 10% de folga.
• Compre o que é seu: velas, isqueiro, faca do bolo, guardanapos, sacos de lixo. Todo mundo esquece a faca do bolo.
• Confirme com o local as regras de montagem: horário de entrada, uso do elevador, se pode furar parede, até que horas o som pode tocar.
• Separe a roupa da criança e a sua. Sim, agora. É o item que vira crise às 13h do dia da festa.

7 dias antes: os detalhes que salvam o dia

• Confirme tudo por escrito. Decoração, bolo, buffet, brinquedos. Horário de chegada de cada fornecedor, um por um.
• Feche o número final de convidados e ajuste as quantidades com quem der.
• Monte a linha do tempo do dia: que horas a decoração entra, que horas a comida chega, que horas o bolo é cantado, que horas termina.
• Escolha quem manda. Uma pessoa (não você) precisa ser o contato dos fornecedores no dia. Mãe de aniversariante não consegue receber fornecedor, arrumar a mesa e cuidar da criança ao mesmo tempo.
• Cheque a previsão do tempo se a festa é ao ar livre. E tenha o plano B pronto, não só na cabeça.

Véspera: só conferência, nada de decisão

A véspera não é dia de resolver problema novo. É dia de checar:

• Todos os fornecedores confirmados e com o endereço certo (com o bloco, o número do salão e o ponto de referência).
• Bolsa da festa pronta: velas, isqueiro, faca, fita, tesoura, carregador, kit de primeiros socorros, papel toalha.
• Geladeira com espaço para o que chega no dia.
• Celular carregado e com espaço para foto.
• Dormir. Sério. Festa com mãe exausta rende foto de mãe exausta.

No dia: a ordem que funciona

Aquele item das fotos da decoração vazia é o mais ignorado e o mais lamentado depois. Trinta minutos antes de abrir a porta, a mesa está perfeita e nunca mais vai estar assim. Fotografe.

E se faltarem 20 dias?

Dá para fazer, mas você perde escolha. Corte o processo assim: feche local e data hoje, decoração e bolo amanhã, convites no mesmo dia, e aceite que o tema disponível pode não ser o primeiro da lista. Uma festa bem montada num tema que era a segunda opção é melhor do que uma festa correndo no tema dos sonhos.

Com a data em mãos, o primeiro passo prático é reservar a decoração. Peça um orçamento com data, local e número de convidados: com esses três dados, a composição sai rápido e você tira o item mais pesado do checklist logo no começo.